Een bedrijfsverhuizing komt tegenwoordig zeer vaak voor. Bedrijven welke klein beginnen groeien door tot op het ogenblik dat ze nood hebben aan een grotere ruimte om hun activiteiten in te ontplooien. Een bedrijfsverhuizing moet het dan ook niet alleen mogelijk maken om de huidige activiteiten op optimale wijze te kunnen ontplooien, daarnaast moet ze ook de toekomst kunnen waarborgen. Denk jij er ook aan om een bedrijfsverhuizing te doen, maar is het voor jou nog niet helemaal duidelijk wat dit precies allemaal met zich meebrengt? Dan kan de onderstaande informatie jou een helder inzicht verschaffen.

Waarom kan een bedrijfsverhuizing noodzakelijk zijn?

Laat ons in eerste instantie even kijken naar de belangrijkste reden waarom menig aantal bedrijven er voor kiezen om een bedrijfsverhuizing door te voeren. Het spreekt voor zich dat het, het doel is van elk bedrijf om op z’n minst te proberen om een bepaalde groei te realiseren. Deze groei wordt niet alleen bewerkstelligd op financieel vlak, maar ook voor wat bijvoorbeeld het aantal personeelsleden betreft. Echter, op het ogenblik dat er meer personeel moet worden ingezet betekent dit ook meer systemen waar gebruik van wordt gemaakt en bovendien ook meer ruimte die is vereist. Een bedrijfsverhuizing kan zich in deze situatie dan ook opdringen. Zo worden enkele pijnpunten alvast in één klap opgelost.

Welke gevolgen heeft een bedrijfsverhuizing?

Het spreekt voor zich dat verhuizen naar een nieuwe locatie voor bedrijven behoorlijk stressvol kan zijn. Dit heeft alles te maken met het feit dat er een goede planning is vereist. Gaat het bedrijf tijdens de verhuizing bijvoorbeeld nog actief verder met haar activiteiten of liggen deze stil? In de praktijk komen beide situaties voor. De beide situaties beschikken ook elk over hun eigen voor- en nadelen. Blijft je bedrijf ook tijdens de verhuis actief? Dan betekent dit uiteraard dat er nog steeds een bepaalde winst kan worden gemaakt. Dat is niet het geval indien er voor wordt gekozen om de activiteiten even stil te leggen. Anderzijds is een niet-actief bedrijf verhuizen naar een nieuwe locatie wel heel wat eenvoudiger dan indien er rekening moet worden gehouden met nog lopende processen.

Het is altijd van belang om er rekening mee te houden dat de gevolgen van een bedrijfsverhuizing zich ook laten voelen bij de werknemers van je bedrijf. In het bijzonder wanneer je er plots voor kiest om de kantoren of het werkadres van jouw bedrijf naar een locatie ver van de huidige plaats te verhuizen kan dat er voor zorgen dat  één of meerdere werknemers zullen afhaken. Zij zullen de langere afstand dan ook misschien wel helemaal niet zien zitten met alle gevolgen van dien. In ieder geval dien je er ook rekening mee te houden dat werknemers, indien zij gaan verhuizen naar een nieuw woonadres dichter bij het werk, daarvoor aanspraak kunnen maken op een verhuisvergoeding. Deze kan afhankelijk van de omstandigheden zomaar oplopen tot een niet onaardige 7.500 euro.

Hoeveel bedragen de kosten voor een bedrijfsverhuizing?

Eén van de belangrijkste aandachtspunten met betrekking tot een bedrijfsverhuizing is terug te vinden in de kostprijs die er voor in rekening wordt gebracht. Wat dat betreft dient er rekening te worden gehouden met verschillende soorten kosten. We onderscheiden op dit vlak:

1. Het aantal verhuizers welke de verhuis in goede banen moeten leiden;
2. De mogelijke extra verhuisservices die afgesloten worden (inpakken van dozen, etc.);
3. Het aantal en het type voertuigen welke moeten worden ingezet;
4. De afstand tussen de oude en de nieuwe locatie waar het bedrijf zich gaat vestigen;
5. De hoeveelheid aan tijd die de bedrijfsverhuizing precies in beslag zal nemen;

In de praktijk is het absoluut niet zo dat alle bedrijven er voor kiezen om hun bedrijfsverhuizing uit te besteden aan een externe verhuisfirma. Dit heeft alles te maken met het feit dat ze veelal zelf het nodige aantal mensen in dienst hebben om de verhuis uit te kunnen voeren. Bovendien is het ook nog eens zo dat menig aantal (grotere) bedrijven ook helemaal geen aangepast transport dienen te huren, bijvoorbeeld omdat ze zelfs over voldoende bestelwagens beschikken. In ieder geval, wil je graag besparen op de kosten voor jouw bedrijfsverhuizing en heb je zelf de nodige medewerkers voor handen die één of meerdere dagen verhuizen wel zien zitten? Dan is het zeker mogelijk om de bedrijfsverhuizing gewoon voor je eigen rekening te nemen.

Waarom een bedrijfsverhuizing toch maar uitbesteden?

Ondanks het feit dat het dus mogelijk is om, door de handen in elkaar te slaan, zelf de verhuis van je bedrijf uit te voeren, moet het gezegd dat het in de praktijk toch vaak interessanter is om hiervoor een beroep te doen op een meer ervaren partij. Waarom? Zeer eenvoudig. Deze experts hebben de mogelijkheid om een bedrijfsverhuizing op zo efficiënt mogelijke wijze uit te voeren. Dit betekent dat ook de impact op de bedrijfsprocessen en dus ook op de financiën van je bedrijf zoveel mogelijk binnen de perken gehouden kunnen worden. Overweeg dus altijd welke van beide mogelijkheden nu voor jouw bedrijf echt het meest interessant zijn.

Wat moet je weten?

De economie in ons land is weer aan het aantrekken. Dat merk je eigenlijk aan heel veel zaken, maar wie het meest profiteert van die betere economie is het bedrijfsleven. Het gebeurt dan ook weer vaker dan ooit dat bedrijven een groter pand gaan betrekken. Als jouw bedrijf uit zijn jasje is gegroeid is het tijd om op zoek te gaan naar een grotere bedrijfsruimte. We hebben voor jou een heel handige checklist gemaakt om bij de hand te houden als jouw bedrijf gaat verhuizen. We onderscheiden een aantal fases:

• De zoektocht naar een andere bedrijfsruimte
• De voorbereidingen voor de verhuizing naar een andere bedrijfsruimte
• De verhuizing zelf
• De regelzaken naderhand.

Bedrijfsruimte gezocht

Ga je op zoek naar een nieuwe bedrijfsruimte, dan is het goed om een aantal zaken op een rij te zetten voor jezelf om niet na de verhuizing tot vervelende ontdekkingen te komen.

• Hoeveel personen werken er in jouw bedrijf. Inventariseer hoeveel medewerkers jouw bedrijf heeft, en hoeveel ruimte iedereen nodig heeft. Houd daarbij rekening met eventueel meer personeelsleden in de toekomst en mogelijke uitzendkrachten om piekmomenten op te vangen.
• Een aparte kantine of niet. Heb je een bedrijf waarin het personeel in de pauze in de kantine zit, dan moet daar rekening mee worden gehouden bij het huren van een nieuwe bedrijfsruimte. De kantine moet wederom geschikt zijn voor het aantal personeelsleden wat tegelijkertijd pauze heeft. Kijk of er een keukenblokje in de kantine zit.
• Een vergaderruimte. Een bedrijf heeft doorgaans een aparte vergaderruimte. Wordt er formeel vergaderd, dan is hier een aparte kamer voor nodig. Zijn de vergaderingen vooral informeel van karakter en is het hele personeel erbij betrokken, dan kan dit eventueel ook in de kantine worden georganiseerd.
• Informeer naar de huur voorwaarden. Betrek je een huurpand, informeer dan altijd eerst naar de huurvoorwaarden. Hierin staan zaken vermeld als de periode waarover je huur betaalt maar ook een opzegtermijn. Ook zaken als een borgsom horen bij de huurvoorwaarden.
• Regel eventueel een bestemmingsvergunning. Informeer of een bedrijfsruimte geschikt is voor jouw bedrijfsvorm bij de gemeente. Je mag niet zomaar in een woonwijk een bedrijf vestigen; daarvoor moet je een vergunning hebben van de gemeente. Is die vergunning niet mogelijk, ga dan niet verder in zee met een verhuurder maar zoek een ander pand.

Kom goed voorbereid voor de dag

Is de bedrijfsruimte zelf gevonden, dan is het goed om de voorbereidingen te gaan treffen. We hebben ook hierbij een aantal aandachtspunten op een rij gezet.

• Wijs een verhuiscoördinator aan. Een bedrijfsverhuizing kan behoorlijk omslachtig zijn. Het is dan ook goed om een verhuiscoördinator aan te wijzen of in te huren voor deze klus. Een verhuiscoördinator kan iemand van binnen jouw bedrijf zijn die hier ervaring mee heeft, maar je kan ook via een verhuisbedrijf een externe partij aanwijzen. Deze persoon of dit bedrijf zorgt er op de achtergrond voor dat de hele verhuizing gestroomlijnd verloopt.
• Het draaiboek. Stel een verhuisdraaiboek op. Hierin staan alle stappen van de verhuizing, van het inpakken van de eerste doos tot het aanzetten van het licht in het nieuwe pand omschreven.
• Continuïteit of een paar dagen stilstand. Bij een verhuizing wil je natuurlijk als bedrijf zo productief mogelijk blijven. Kijk of het mogelijk is dat er buitenshuis wordt gewerkt voor een paar dagen door het personeel. In andere gevallen zal je het bedrijf voor een paar dagen moeten sluiten.
• Contacteer een verhuisbedrijf. Schakel een verhuisbedrijf in wat de klus komt klaren. Benadruk hierbij dat het om een bedrijfsverhuizing gaat zodat er met de uiterste zorgvuldigheid met papieren, dossiers en bedrijfsvoorraad wordt omgegaan tijdens de verhuizing. Laat het bedrijf eerst langskomen voor een inventarisatie van jouw inboedel.

De verhuizing zelf

Op de grote dag van de verhuizing gebeuren er een hoop dingen tegelijk. Houd tenminste de nu volgende punten in je achterhoofd.

• Meterstanden noteren. Op het moment dat je het pand verlaat met jouw verhuiswagen en de inboedel noteer je de meterstanden van gas, elektra en water. Die heb je straks nodig om jouw verhuizing door te geven aan het nutsbedrijf.
• De verhuiscoördinator hanteert het draaiboek. Zorg ervoor dat alle betrokkenen in nauw contact staan met de verhuiscoördinator. Zorg ervoor dat meerdere mensen in het bedrijf in het bezit zijn van het draaiboek.
• Noteer de nieuwe meterstanden. In het nieuwe bedrijf worden de meterstanden van gas, water en licht gelijk opgenomen. Dit wordt ook doorgegeven aan het nutsbedrijf zodat er een goede afrekening kan worden opgesteld en jouw verhuizing gelijk geregistreerd is.

Zaken die je achteraf regelt

Als de verhuizing achter de rug is, is het tijd om de laatste zaken te regelen. Ook die hebben we voor je op een rij gezet.

• Geef je adreswijzigingen door. Heeft jouw bedrijf een nieuw pand, zorg er dan voor dat het nieuwe adres goed wordt doorgegeven. Je wil dat je klanten jouw nieuwe adres kennen, en daarom is een mailing met het nieuwe bedrijfsadres wel zo praktisch. Het is gelijk een leuke reclame voor jouw bedrijf.
• Meld je aan bij het nutsbedrijf. Zit je in een plaats met een ander nutsbedrijf, geef jouw bedrijfsgegevens dan daar door. Is het nutsbedrijf hetzelfde gebleven dan kan je volstaan met het doorgeven van de oude en de nieuwe meterstanden.
• Geef de nieuwe gegevens door aan de belastingdienst. De belastingdienst moet apart op de hoogte worden gebracht van jouw nieuwe bedrijfsadres. Regel dit voor je in de problemen geraakt.
• Pas de gegevens aan bij de Kamer van Koophandel. Ga naar de website van de KVK en geef jouw nieuwe adresgegevens door. Ook een eventueel veranderd telefoonnummer kan je dan gelijk doorgeven.

Hulp inhuren

Voor een bedrijfsverhuizing is het aan te raden om een professioneel verhuisbedrijf in te schakelen wat ervaring heeft op dit gebied. Om te weten hoeveel je kwijt bent kan je met deze button offertes opvragen. Je krijgt dan gelijk een aantal offertes in je mailbox zodat je direct ziet hoeveel je kwijt bent en welk verhuisbedrijf voor jou de beste keuze is.