We trappen een open deur in wanneer we zeggen dat een bedrijfsverhuizing steeds gepaard gaat met een ongelofelijke hoeveelheid aan verplichtingen. Niet alleen moet er voor worden gezorgd dat alles vanaf de huidige locatie netjes wordt verhuisd naar het nieuwe vestigingsadres, daarnaast moet op deze laatste ook alles tijdig en vooral op gepaste wijze in gereedheid worden gebracht. Om er voor te zorgen dat je tijdens een bedrijfsverhuizing niets over het hoofd ziet is het altijd de moeite waard om gebruik te maken van een speciale checklist bedrijfsverhuizing. Heb je de nodige moeite om een dergelijke checklist zelf op te maken? Wij hebben er eentje kant en klaar voor jou opgenomen op deze pagina!

De voorbereiding voor je bedrijfsverhuizing

Een geslaagde bedrijfsverhuizing is een goed voorbereide bedrijfsverhuizing. Dit betekent dat je er reeds op voorhand rekening zal willen houden met tal van verschillende factoren. Welke dit precies zijn wordt duidelijk aan de hand van de onderstaande punten.

  1. Kies er voor om een projectcoördinator aan te stellen voor je bedrijfsverhuizing;
  2. Bepaal het budget dat je voor handen hebt voor je bedrijfsverhuizing;
  3. Maak een inventaris op van alle stukken die moeten worden verhuisd;
  4. Hou rekening met de opzegtermijn van je huidige huurovereenkomst;
  5. Licht je werknemers tijdig in over de periode van de bedrijfsverhuizing;
  6. Maak voor jezelf uit of je de bedrijfsverhuizing zelf gaat doen of gaat uitbesteden;

Het uitkiezen van een nieuwe locatie voor je bedrijf

Heb je de nodige voorbereidingen getroffen voor de bedrijfsverhuizing? In dat geval zal je op zoek willen gaan naar een geschikte locatie om je intrek in te nemen. Bij het uitkiezen van de nieuwe bedrijfslocatie is het niet uitsluitend van belang om rekening te houden met de noden waar je tegenwoordig over beschikt, wat bovendien ook te denken van de mogelijks toekomstige eisen waar je bedrijf mee zal worden geconfronteerd? Bij het uitkiezen van de nieuwe locatie voor je bedrijf zijn de volgende aandachtspunten van belang:

  1. Waar dient de nieuwe bedrijfslocatie precies gelegen te zijn?
  2. Hoeveel parkeerplaatsen moeten er precies voor handen zijn?
  3. Hoeveel ruimtes dient het nieuwe bedrijfspand te tellen en over welke indeling moeten deze precies beschikken? (kantoren, vergaderzalen, sanitaire ruimtes, etc.)
  4. Welke kosten kunnen er worden betaald voor het nieuwe pand?
  5. Hoeveel bedragen de servicekosten op de nieuwe locatie?
  6. Hoe is de huur- en verlengingstermijn precies geregeld?

De inrichting van de nieuwe bedrijfsruimte

Een cruciaal punt bij een bedrijfsverhuizing is uiteraard terug te vinden in de efficiëntie waarmee er kan worden gewerkt. Het spreekt namelijk voor zich dat je graag zo snel mogelijk terug je bedrijf op volle toeren wil zien draaien op de nieuwe locatie. Om dit te kunnen realiseren is een goede voorbereiding van cruciaal belang. Om dit te kunnen realiseren is het van belang om rekening te houden met de hieronder aangegeven aandachtspunten:

  1. Dienen er nieuwe spullen zoals meubelen te worden aangekocht?
  2. Moet de aanwezige vloerbekleding worden vervangen of niet?
  3. Is de verlichting op het nieuwe adres nog actueel (wordt er gebruik gemaakt van LED of niet)?
  4. Dient er een kluis te worden voorzien voor het opbergen van belangrijke documenten?
  5. Voer een controle uit van de aanwezige elektra en bekabeling;
  6. Zorg voor een tijdige inrichting van ten minste één vergaderruimte;
  7. Bekijk of de telefoon- en IT-voorzieningen in orde zijn of niet;
  8. Is er nood aan een intercom en is deze mogelijks reeds aanwezig of niet?

Hou er bovendien bij voorkeur rekening mee dat de inrichting van de bedrijfsruimte reeds deels op voorhand gebeurt. Dit geldt onder meer voor de plaatsing van archiefkasten en bureaus. Zo kan er tijdens de dag van de verhuis ook meteen worden begonnen met het opbergen van de nodige documenten evenals het afsluiten van bepaalde systemen.

De bedrijfsverhuizing zelf

Het spreekt voor zich dat er ook tijdens de bedrijfsverhuizing zelf rekening moet worden gehouden met een groot aantal verschillende factoren. Wil je er zeker van zijn dat je geen enkel belangrijk detail over het hoofd ziet? Geen probleem. Ook voor deze belangrijke dag hebben we namelijk een gedetailleerde checklist voor je klaar staan.

  1. Maak een draaiboek zodat iedereen precies weet waar hij of zij zich moet aan houden;
  2. Zorg er voor dat er duidelijke afspraken zijn gemaakt met alle verhuizers;
  3. Controleer nog even goed of alle vereiste hulpmiddelen (verhuiswagens, verhuisliften, etc.) beschikbaar zijn;
  4. Het verhuizen doe je bij voorkeur steeds per afdeling (om het overzicht niet te verliezen);
  5. Zorg voor een lunch voor alle verhuizers op de dag(en) van de bedrijfsverhuizing;
  6. Controleer goed of er op de oude of nieuwe locatie sprake is van schade ten gevolge van de verhuis;
  7. Verhuis op goed doordachte wijze en probeer het gebruik van grote verhuiswagens zoveel mogelijk in tijd te beperken. Dit spaart je weer geld uit.
  8. Label alle dozen goed en zet ze bij aankomst op de nieuwe locatie ook meteen in de juiste ruimte. Zo worden misverstanden en problemen voorkomen.

Is de bedrijfsverhuizing achter de rug? Voer dan nog even een controle uit en maak een evaluatie van de diensten van het verhuisbedrijf waar je een beroep op hebt gedaan. Controleer bovendien alle nieuwe overeenkomsten en vergeet ook niet om de wijziging van adres en mogelijks ook telefoonnummers kenbaar te maken aan je klanten evenals de partijen waarmee je samenwerkt.