Wanneer je als bedrijf gaat verhuizen naar een nieuwe locatie is het altijd belangrijk om rekening te houden met het feit dat dit niet zomaar iets is dat je even snel, snel kan afhandelen, in tegendeel. Een bedrijfsverhuizing vergt dan ook in de praktijk een behoorlijk doorgedreven planning die vaak reeds wordt aangevat in de weken voorafgaand aan de daadwerkelijke verhuis. Ga jij ook met jouw bedrijven naar een andere locatie, maar zou je graag eerst een duidelijke planning bedrijfsverhuizing willen opmaken? Dan is het zeker de moeite waard om even de informatie op deze pagina uitgebreid door te nemen.
Aandachtspunten bij opmaken planning bedrijfsverhuizing
Veel eigenaars van bedrijven die verhuisd dienen te worden vatten het idee op om reeds geruime tijd op voorhand te beginnen met het opmaken van een planning voor hun bedrijfsverhuizing. Dat is zeker interessant, alleen dient er jammer genoeg vaak te worden vastgesteld dat de inhoud van de planning helemaal geen dekking biedt over de ganse lijn, in tegendeel. Dat is zeer vervelend, want op deze manier kan je één of meerdere belangrijke onderdelen van je bedrijfsverhuizing over het hoofd zien. In ieder geval is het bij het opmaken van een planning bedrijfsverhuizing in eerste instantie belangrijk om rekening te houden met de hieronder aangegeven punten:
- Maak een duidelijke tijdspanne op waarbinnen de bedrijfsverhuizing dient te worden uitgevoerd. Hou hierbij ook rekening met de voorbereidende werkzaamheden.
- Bepaal in welke mate je bedrijf ook tijdens de bedrijfsverhuizing nog actief moet blijven. Zijn er bepaalde processen die bijvoorbeeld absoluut moeten blijven draaien tot ze op de nieuwe locatie beschikbaar zijn of niet?
- Wie gaat er allemaal meehelpen aan de bedrijfsverhuizing? Heb je er bovendien voor gekozen om een extern verhuisbedrijf in te schakelen of ga je de verhuizing grotendeels met je eigen mensen uitvoeren? Voorzie ook altijd één of meerdere back-ups. Zo kom je niet in de problemen wanneer één of meerdere werkkrachten plots uitvallen.
- Hou rekening met de werkzaamheden die op beide locaties dienen te gebeuren. Breng bijvoorbeeld eerst alles in gereedheid op het nieuwe adres vooraleer de infrastructuur van je bedrijf daarheen te verhuizen. Op deze manier blijft de zogenaamde downtime van je onderneming namelijk zo beperkt mogelijk.
Planning bedrijfsverhuizing op huidige locatie
In eerste instantie zal je natuurlijk een gedetailleerde planning bedrijfsverhuizing willen opmaken voor de huidige locatie waar je bedrijf is gevestigd. Dit is nodig omdat hier heel wat zaken ruim op voorhand dienen te gebeuren. Hou bij het opmaken van je planning voor de huidige locatie waar je bedrijf zich bevindt onder meer rekening met onderstaande factoren:
- Pak kleine voorwerpen zoveel mogelijk samen in, in stevige dozen;
- Zorg er voor dat elke doos die moet worden verhuisd over duidelijke labels beschikt;
- Label de dozen steeds met een duidelijke vermelding voor het kantoor of de eventuele andere ruimte waarvoor ze is bestemd;
- Bekijk welke meubelen op voorhand reeds uit elkaar gehaald kunnen worden;
- Maak in je planning een apart luik voor de grote stukken die moeten worden verhuisd door middel van een speciale verhuislift;
- Controleer altijd of er mogelijks gebreken zijn vast te stellen aan de bedrijfsruimte die je gaat verlaten (dit kan van belang zijn voor het terugvragen van de waarborg);
Uiteraard zijn bovenstaande zaken nog maar het puntje van de ijsberg. In ieder geval benadrukken ze wel dat een planning bedrijfsverhuizing niet zomaar in moet gaan op de dag van de daadwerkelijke verhuis, maar er reeds veel vroeger de nodige aandacht aan dient te worden besteed. De periode in de aanloop naar de bedrijfsverhuizing is dan ook minstens even belangrijk als de daadwerkelijke dagen waarop er van locatie A naar locatie B wordt verhuisd.
Planning bedrijfsverhuizing op nieuwe locatie
Het spreekt voor zich dat er niet uitsluitend een planning dient te worden opgemaakt voor de huidige locatie. Wat namelijk ook te denken van de bestemming waar er naartoe wordt verhuisd? Ook hiervoor geldt dat het steeds de moeite waard is om er rekening mee te houden dat de planning reeds enige tijd voorafgaand aan de daadwerkelijke verhuisdag moet worden aangevat. Dit niet in het minst omdat er ook rekening dient te worden gehouden met bijvoorbeeld het voorzien van de nodige infrastructuur. Daarnaast moet er ook ruim op voorhand worden nagegaan of bijvoorbeeld alle vereiste voorzieningen wel voor handen zijn of niet en welke mogelijke aanpassingen er nog dienen te gebeuren.
In het meest optimale geval wordt er bij het opmaken van de planning voor een bedrijfsverhuizing tevens rekening mee gehouden dat het bedrijf na de verhuis zo snel mogelijk terug volledig kan functioneren. Omwille van deze reden kan het dan ook de moeite waard zijn om voorafgaand aan de daadwerkelijke verhuisdagen reeds de nieuwe bureaus en / of kasten op de nieuwe locatie te voorzien. Op deze manier loop je zo weinig mogelijk tijd mis waardoor de financiële impact op jouw bedrijf zoveel mogelijk binnen de perken kan worden gehouden. Ook dit vormt dan ook een belangrijk onderdeel om rekening mee te houden bij het opmaken van je planning bedrijfsverhuizing.