Is het pand waar jouw bedrijf momenteel in is gevestigd te klein geworden? Of zijn de voorzieningen niet langer voldoende om jouw activiteiten nog echt optimaal uit te kunnen voeren? In deze gevallen kan het mogelijks interessant zijn om een bedrijfsverhuizing te overwegen. Een dergelijke verhuizing zorgt er voor dat jouw bedrijf haar intrekt neemt op een nieuwe locatie waar het terug naar volle tevredenheid en bovendien ook op zo optimaal mogelijke wijze haar activiteiten kan ontplooien. Dat klinkt natuurlijk fantastisch, maar er komt bij een bedrijfsverhuizing best heel wat kijken. Is het voor jou ook nog niet helemaal duidelijk waar jij nu exact allemaal bij stil moet blijven staan of wil je alle verschillende stappen gewoon eens in een handig stappenplan zien opgenomen worden? Dat is precies wat je kan verwachten van de informatie welke is terug te vinden op deze pagina!
Stap 1: Welk budget is er voor de bedrijfsverhuizing voor handen?
In eerste instantie is het altijd belangrijk om te bekijken welk budget er voorzien kan worden voor de verhuizing van je bedrijf. Veel mensen onderschatten dit, maar het bekostigen van een bedrijfsverhuizing mag niet worden onderschat. Hou wat dit betreft dan ook niet alleen rekening met de kosten die moeten worden betaald aan de verhuizers zelf, maar sta ook stil bij de huur van bijvoorbeeld verhuisliften, verhuisauto’s evenals een mogelijke (tijdelijke) dubbele betaling van de vaste kosten op beide locaties. Dit laatste is vooral het geval wanneer de bedrijfsprocessen niet tijdelijk onderbroken kunnen of mogen worden. Hoe dan ook, het opstellen van een financieel plan voor een bedrijfsverhuizing is altijd een goed idee.
Stap 2: Het vinden van een nieuwe locatie
Weet je precies hoeveel budget je kan besteden aan de bedrijfsverhuizing en eigenlijk ook aan de huur op de nieuwe locatie? In dat geval is het tijd geworden om op zoek te gaan naar een nieuwe locatie. Het wordt sterk aangeraden om hierbij niet alleen rekening te houden met de actuele situatie, maar ook om toch de nodige doorgroeimogelijkheden te bekijken. Het laatste wat je namelijk zal willen is dat je binnen afzienbare tijd terug op zoek moet gaan naar een nieuwe locatie. Niet alleen kost dit telkens een behoorlijke som geld, daarnaast spreekt het voor zich dat het ook de efficiëntie van de bedrijfsprocessen allerminst ten goede komt.
Stap 3: Het inrichten van de nieuwe bedrijfsruimte
Eenmaal je een bepaalde locatie hebt gevonden spreekt het voor zich dat je ook zal willen kijken naar het type inrichting waar deze over dient te beschikken. In eerste instantie is het altijd de moeite waard om na te gaan of er eventuele nieuwe spullen aangekocht dienen te worden of niet. Denk hierbij niet alleen aan nieuwe bureaus, maar ook aan bijvoorbeeld nieuwe systemen zoals printers, telefoons, computers, etc. Bekijk vervolgens ook op welke punten je mogelijks op je nieuwe bedrijfslocatie kan besparen. Wordt er nog gebruik gemaakt van oude halogeen lampen of is er reeds overgestapt op LED-verlichting? Daarnaast is het ook altijd de moeite waard om te controleren of de elektra en de bekabeling nog in orde is en wat bovendien ook te denken van het voorzien van een eventuele kluis?
Stap 4: De effectieve bedrijfsverhuizing
De vierde stap in het stappenplan heeft betrekking tot de daadwerkelijke bedrijfsverhuizing. Vooraleer deze plaats kan vinden dienen er uiteraard duidelijke afspraken te worden gemaakt met het verhuisbedrijf. Om er zeker van te zijn dat alles in goede banen wordt geleid en om fouten te voorkomen is het altijd de moeite waard om gebruik te maken van een draaiboek. Hou er bovendien ook rekening mee dat een bedrijfsverhuizing vaak een proces is die ook de nodige voorbereiding vergt. Zorg er dan ook altijd voor dat met name de nodige documenten reeds zijn ingepakt in goed gelabelde dozen en ook het eventueel op voorhand uit elkaar halen van bepaalde kasten en / of bureaus is geen overbodige luxe.
Stap 5: De juridische aspecten van de bedrijfsverhuizing
Het vijfde en meteen ook laatste onderdeel van dit stappenplan heeft betrekking tot de (zeer belangrijke) juridische gevolgen van de bedrijfsverhuizing. Zo dient er bijvoorbeeld te worden gecontroleerd of de opgemaakte huurovereenkomst correct is of niet. Daarnaast is het ook aan te raden om na te gaan of er een vestigingsvergunning aanwezig is en wat ook te denken van de aanpassing van de bedrijfsgegevens bij de Kamer van Koophandel?
Vergeet ook niet om de nieuwe adresgegevens door te geven aan de Belastingdienst en controleer of er tijdens de verhuis één of meerdere zaken stuk zijn gegaan. Is dat het geval en heb je er voor gekozen om een soort van verhuisverzekering af te sluiten? Dan spreekt het voor zich dat je deze kosten perfect kan laten indekken door deze verzekering. Tijdig aangifte doen van de schadegevallen is evenwel een absolute vereiste. Vergeet finaal niet om de nieuwe adresgegevens ook op je website te vermelden en deze verder te communiceren richting je klanten.