Een bedrijfsverhuizing plannen lijkt op het eerste zicht geen groot karwei te zijn. Wanneer je hier voldoende snel de nodige hoeveelheid tijd aan besteed is het inderdaad perfect mogelijk om een heldere en betrouwbare planning op te stellen. Toch moet het gezegd dat dit in de praktijk eerder uitzondering dan regel is. Veel bedrijven moeten dan ook op vrij hectische wijze verhuizen van hun huidige naar een nieuwe bedrijfslocatie. Dit zorgt er voor dat er van plannen uiteraard niet veel in huis komt met alle potentiële risico’s van dien. Toch, ook wanneer je er wel voldoende snel bij bent kan het zomaar fout gaan. Wij zochten de belangrijkste valkuilen bedrijfsverhuizing voor jou uit en hebben ze allemaal op deze pagina voor jou op een rijtje gezet!

Valkuil 1: Denk niet alleen aan het heden, maar ook aan de toekomst

De eerste valkuil is er meteen één waar heel wat bedrijven in tuimelen. Op het ogenblik dat je gaat verhuizen naar een nieuwe locatie zal er altijd een inschatting worden gemaakt van de vereiste voorzieningen tegenwoordig. Dat is logisch, maar hou bij voorkeur ook rekening met de toekomst van je onderneming. Het spreekt namelijk voor zich dat het de bedoeling is dat je bedrijf nog verder zal groeien. Is dat het geval? Dan kan het zomaar gebeuren dat je terug zal moeten kiezen voor een nieuwe bestemming en dat is uiteraard niet de bedoeling, in tegendeel. Denk dus goed na over de mogelijke groei die je wenst of denkt te gaan realiseren en hou hier rekening mee bij het kiezen van je nieuwe bedrijfslocatie.

Valkuil 2: Controleer de nieuwe infrastructuur van je bedrijf

Ongetwijfeld zal je bij het betrekken van het nieuwe pand worden geconfronteerd met enkele pijnpunten. Daar kan je in principe niet omheen. Wellicht heb je deze verschillende zaken op voorhand reeds uitgebreid bestudeerd en in een rapport opgenomen, maar toch is het ook bij het betrekken van het pand een vereiste om nog eens alles goed te overlopen. Bijzondere aandacht moet er niet alleen besteed worden aan de bekabeling die voor handen is, maar wat bovendien ook te denken van bijvoorbeeld de verlichting waar gebruik van wordt gemaakt? In het bijzonder wanneer het niet gaat om een nieuw bedrijfsgebouw is de kans groot dat er geen gebruik wordt gemaakt van energiebesparende verlichting. Hier zit dus zeker nog ruimte voor verbetering en bij uitbreiding voor het realiseren van een extra besparing.

Valkuil 3: Verhuis niet alles door elkaar naar de nieuwe locatie

De derde valkuil heeft betrekking tot de manier waarop de verschillende spullen van de oude naar de nieuwe locatie van het bedrijf worden verhuisd. Veel bedrijven kiezen er voor om gewoon alle dozen bij elkaar neer te zetten en alles samen in één keer te verhuizen. Wanneer het gaat om een bedrijfsverhuizing voor een klein bedrijf zou dit eventueel nog een mogelijkheid kunnen zijn, maar in het bijzonder indien het een onderneming betreft bestaande uit verschillende afdelingen is dit beslist geen goed idee. Zorg er bovendien ook altijd voor dat elke doos op passende wijze wordt gelabeld waardoor je altijd precies weet wat er in zit en bovendien ook waar ze in het nieuwe bedrijfspand moet komen.

Valkuil 4: Maak gebruik van een verhuiscoördinator

Het loont altijd de moeite om er voor te kiezen om een beroep te doen op de diensten van een zogenaamde verhuiscoördinator. Deze persoon kan zich uitsluitend bezighouden met de verhuis van je bedrijf naar de nieuwe locatie. Op deze manier heb jij de mogelijkheid om je volledig te focussen op het zakelijke gedeelte en het zo snel mogelijk terug volledig operationeel krijgen van je bedrijfsprocessen. Je dient er natuurlijk wel rekening mee te houden dat het aanstellen van een verhuiscoördinator de nodige (extra) kosten met zich mee kan brengen.

Valkuil 5: Zelf je bedrijfsverhuizing doen is niet altijd interessant

In het bijzonder de kleinere bedrijven kiezen er vandaag de dag steeds vaker voor om hun bedrijfsverhuizing in eigen handen te nemen. Zij vinden dat verhuisbedrijven te hoge kosten in rekening brengen waardoor de financiële gevolgen van de bedrijfsverhuizing mogelijks te aanzienlijk zijn. Dat is echter lang niet altijd een correcte aanname, in tegendeel. In de praktijk moet je er namelijk bij het zelf verhuizen van een bedrijf naar de nieuwe locatie rekening mee houden dat er ook allerhande zaken gehuurd zullen moeten worden. Denk hierbij niet alleen aan de verhuisliften, maar ook aan de verhuiswagens. Dit zijn extra kosten die bij particuliere huur mogelijks duurder uitvallen dan wanneer ze deel zouden uitmaken van het dienstenpakket van een professioneel verhuisbedrijf.

Valkuil 6: Vergeet niet om alle betrokken partijen op de hoogte te brengen

In alle hectiek van de bedrijfsverhuizing is het mogelijk dat je misschien wel nog het belangrijkste van allemaal over het hoofd ziet. Het spreekt namelijk voor zich dat je, je nieuwe adresgegevens duidelijk kenbaar zal willen maken aan niet alleen je klanten, maar ook de partijen waar je mee samenwerkt. Bovendien is het ook belangrijk om de nieuwe gegevens door te sturen naar de bedrijven waar je diensten bij afneemt. Denk hierbij niet alleen aan je telefonie-, maar ook aan je internetprovider en de nutsbedrijven. Ook de Belastingdienst evenals de banken breng je maar beter op de hoogte van jouw nieuwe vestigingsadres.